競爭力直升機
一分鐘簡報，讓你溝通暢行無阻
撰文 / 競爭力直升機
關聯關鍵字： 簡報, 說服, 溝通
2013/10/23
http://www.businesstoday.com.tw/article-content-80492-103233?page=1
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無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘，「練習」時請集中在一分鐘內報完。如此一來，就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。
各位在做簡報時，大約需時多久呢？十五至三十分鐘嗎？
假使被要求：「請在一分鐘內，簡述這場三十分鐘簡報的精華部分。」大家的反應通常不出下述兩種：
①「重點有很多耶，一分鐘可能講不完……」
②「好的！最大的重點就是○○的部分，原因是▲▲……」
你的反應是哪一種呢？
哪一種反應的人是擅於簡報的呢？
要在一分鐘內完成簡報，首重做到「壓縮資訊」！
答案是②。因為這些人腦子裡很清楚「該說的事，要說的事」為何。換句話說，這些人「壓縮資訊」的能力非常強。要提升簡報能力，首先必須學會「壓縮資訊」。
這是個資訊爆炸的時代，有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長，改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。譬如一支六十秒的廣告，感覺起來時間滿長的吧？但仔細想想，那「只是一分鐘」，不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡，達到完整傳達訊息的效果罷了。
比起「挑出該說的事」，更要緊的是「捨棄想說的事」。就讓我們活用這個技巧，做出精簡有力的簡報吧。
反覆「練習」，才能成為簡報達人！
我相信很多人都希望成為簡報高手。但是平日應該少有人會主動練習簡報。在此我要呼籲大家，請多多針對一分鐘簡報法做「練習」。
無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘，「練習」時請集中在一分鐘內報完。如此一來，就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。畢竟一分鐘之內不可能講太多話，一些非必要的事無法一一交代，於是在時間有限之下進行練習，便能習得下述的技術：
從試圖交代的龐大資訊當中，嚴選出非說不可的重點。
（學到取捨能力）
即便面對長時間的簡報，也能事先整理出簡明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。（學到作文能力）
深刻理解到，越是短時間的簡報，越需要搬出關鍵字好讓聽者留下深刻印象。（學到關鍵字能力）
總之請先試試看吧，大聲宣告：「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內！」隨時意識到這一點，正是成為簡報達人的第一步。
練習」六次！
就我的經驗，簡報的事前練習至少要進行六次。一如我在研習課程上所要求的，任何人只要經過六次反覆練習，都能夠得到大幅的進步。此外，這「六次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。
可能的話，請召集五～六名同伴為一組共同進行練習，並將每一名簡報者的狀況錄影下來，等所有人報告完一輪之後，大家一起檢視影片，彼此回饋各人的表現有何優點或需要改進之處。
在簡報時很重要的一點是，要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。
也就是說，一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己；一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己，一個是觀察聽者的反應，好準備接下來敘述內容的自己。不過，你可能覺得如此高難度的技術根本不可能學得來吧？
其實，人們只要經過練習，就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。
譬如學開車，你剛開始一定覺得又要眼觀四面八方注意安全，又要掌控方向盤，又要腳踩煞車或油門，根本不可能同時顧到，但其實只要經過多次練習就能順利上手。又好比電腦盲打輸入時，也是經過練習，便能自然地讓腦子一邊思考，左右手一邊按下不同的按鍵。
只要練習就能進步，一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」，而套用在簡報上也是同樣的道理。
一開始看到練習影片中的自己，可能會覺得很丟人，但反覆幾次下來，就能逐漸察覺自己簡報時的缺點了。此外，同樣的練習程序做了六次，之後正式上場時，便能夠一邊簡報一邊抽離出「客觀檢視的自己」。
如此一來就搞定了，你不但能夠感受簡報現場的氣氛，還能悠哉地留意到聽者的表情。沒錯，重點就是這股「游刃有餘的心情」。任何場合，只要不慌不忙地面對，等於朝成功又邁進了一步。
一分鐘簡報法就是讓我們產生「游刃有餘的心情」的絕妙好方法。
加上某一句神奇的話，就能豐富聽者的想像
你是否曾聽著別人的簡報，心裡暗自嘀咕：「聽了老半天，還是想像不出來啊。」在此介紹一句神奇的話給各位，只要搬出這句話，就能夠輕易地把簡報內容的整體樣貌傳達給聽者。要讓聽者腦中浮現影像，這句話非常有效。
那就是，在說明前加上開場白：「請各位試著想像一下。」只是短短一句話，聽者便能做好準備以開啟想像的世界。
「請您稍微想像一下……」
「請試想……」
同樣意思的說法有很多。
請想像你自己是一家業績不振的餐廳的店長，再閱讀下頁的文章。準備好了嗎？
加上一句開場白，讓聽者進入想像模式之後，再開始陳述你的提案。
別忘了加入大量的具體例子！
「我們的鮮花宅配服務配送全日本，只要您在上午十一點之前下單，當天傍晚六點前即可送達！」這段推銷詞，乍看似乎表達了此項服務的便利性，聽者聽在耳裡，心裡卻湧不起購買欲望。
因為光是陳述事實，聽者的心沒被打動，是不會付諸行動的。所以在商品說明告一段落之後，請盡可能地舉出具體例子，讓聽者腦中浮現寫實的畫面。
聽到具體例子，腦中就能浮現想像；而腦中有所想像，心裡就容易留下印象，也就容易實際付諸行動了。不過要舉例子，也是件很傷腦筋的事。什麼樣的具體例子，才會讓聽者腦中浮現畫面呢？以下舉一則例子，當你的簡報是介紹某項商品或服務時，不妨試試類似的手法。
「我們的鮮花宅配服務配送全日本，只要您在上午十一點之前下單，當天傍晚六點前即可送達！譬如今晚是您朋友的慶生會，但是因為工作的關係，顯然會遲到，這種時候只要一通電話下單就搞定了！人還沒到，心意先到。要不要試試呢？」當你的說明所加上的具體例子是有效的解決方案，等於順勢推聽者一把，鼓勵聽者下單了。
把數字化作「比例」
為增加說服力，透過數字說明是很有效的方法，但使用時請注意一個重點——你所說出的數字，必須對聽者而言是有意義的。
1.這份豆腐漢堡套餐的卡路里居然只有五百八十三大卡！非常健康哦！
→「那幾大卡算是不健康的呢？」
2.由於裝有這個特殊設計，一年能夠減少約四千五百公噸的二氧化碳排放量，相當環保！
→「四千五百公噸是多大的量呀？」
我們常以為只要說出數字，聽者腦中自然會有概念。其實聽者聽歸聽，難保心裡不會嘀咕：「這數字聽起來好像很厲害，但還是不太明白啊。」所以重要的是，要讓聽者對你說出口的數字產生確實的感受，方法就是把數字化為「比例」。
1.一般在家庭餐廳用餐，隨便都會超過一千大卡，但是這份豆腐漢堡套餐的卡路里卻只有五百八十三大卡！只有一般一份餐六成的熱量哦！
2.這個特殊設計，一年能夠減少約四千五百公噸的二氧化碳排放量，根據「京都議定書」所訂定的目標，日本國民每人每年必須減低零點六公噸的二氧化碳，而這個特殊機制等於達成了七千五百人份的目標值！
首先搬出全體樣貌，再將你的主題放進相對的位置，聽者就能夠當場理解你口中的數字的意義了。
活用個人經驗值
想在簡報裡加進數字好提升說服力，但又不可能交代到太細部，而且要弄到正確的數字又很花時間……這種時候，建議你「把個人的經驗數字化」放進簡報裡即可。
「就我至今接觸的客戶當中，有將近九成的人都採用了這個方案。」
「雖然現在手邊沒有實際的數字，就我估計，至少有六成以上的人都會選擇有扶手的椅子。」
把自己的經驗，憑感覺化為大概的數字即可，不必特意算出精準的數字。譬如當聽者問你，「這兩款哪一款賣得比較好？」的時候，你不該回說：「呃，我不清楚實際的數字耶……」或是：「因為每個月的銷售狀況都不太一樣……」而是應該自信滿滿地回道： 「我現在手邊沒有實際的數字，不過就我所經手過的部分，我想藍色這款大概占了營業額的七成左右哦。」
透過經驗談或小故事喚起共鳴
可能有人覺得，在簡報中最好不要加進個人的感想。但是，與其整場只顧著理性介紹商品的功能有多強、價格有多便宜、服務有多好等等，聽者其實在感受到提案者是真心喜歡自己的提案商品時，更容易安心地點頭接受。 所以，請坦率地把自己對於提案的情感與感想加進簡報裡。
兼具理性現實與感性小故事的簡報，聽起來更貼近人心。這種時候，有一句話很好用，那就是——「我一開始也很懷疑。」提案者在親身使用提案商品之後，心態上有了正面的轉變，才是最具說服力的簡報。
・ 「我自己本來也覺得這布料這麼薄，真的沒問題嗎？沒想到一試用就發現，摸起來真的好舒服……」
・「方才我也說過，本來我自己對這產品的效果也是半信半疑的，但在我自己試用過之後，現在，我有絕對的自信向各位推薦這款產品！」
還有一句話也很容易喚起聽者的共鳴——「果然一如傳聞所言。」
・「之前我就聽說這產品非常讚，後來自己實際一操作才發現，他牌的產品完全不能相比，簡直是威力驚人吶。」
・「本來我聽說這產品很好用，只是想拿回家試試看好了，沒想到一試成主顧，現在我家裡每個房間裡都擺了一台這個產品，真的非常好用哦。」
建議各位不妨參考上述的方式。（本文精選摘自"一分鐘簡報法"全書，陳若雲整理）
作者︰下地寬也
一九六九年生，KOKUYO（國譽）家具股份有限公司研習單位「Skill Park」的資深訓練員，畢業於千葉大學工學部工業意匠學科，前往美國的室內設計事務所深造辦公空間設計，從事工作環境與員工行動（創造性、溝通能力、意識型態等等）的分析研究。二○○三年進入KOKUYO研習單位，主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練，同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行。
出版：商周出版（2013年9月）
書名：一分鐘簡報法
目錄：
寫在前面 商品開發部門的小林先生簡報失敗！
序章
你不可不知！
一分鐘簡報法的基本精神
第1點 要在一分鐘內完成簡報，首重做到「壓縮資訊」！
第2點 反覆「練習」，才能成為簡報達人！
第3點 共需「練習」六次！
學習「一分鐘簡報法」之前，不可不知的簡報小常識
「2：6：2法則」——不可能感動所有聽者！
「你是哪種人？」——六種個性的人在做簡報時的改善重點
專欄 有些人會在簡報時加入無謂的幽默感或笑話
第1章
來學習「一分鐘簡報法」！
1.定出腳本！
踏出第一步
●按照「腳本」→「表達方式」→「投影片」的順序，提升簡報技巧！
●把一分鐘分為三段！
——前十五秒勾起聽者好奇心，接下來十秒讓聽者眼睛一亮，最後三十五秒讓聽者恍然大悟！
15秒 問題篇
STEP-1 十五秒內「拋出明確的問題」
STEP-2 利用傳媒，練習如何「拋出問題」吧！
STEP-3 打造簡報的「入口」
STEP-4 運用HOW、WHY、WHAT，打造「問題」
STEP-5 立刻用得上的「問題」集！
STEP-6 不要期待聽者有問有答
STEP-7 「重要的其實不是○○。」故意推翻常理，也是可行的方法
10秒 結論篇
STEP-1 簡報的結論，不是「自己想講的」，而是「聽者想聽的」
STEP-2 利用「三名八成思考法」，將所有可能的結論排出順位
STEP-3 善用出人意表的說法，讓聽者留下深刻印象
STEP-4 說出高於聽者期待的結論
35秒 賣點篇
STEP-1 多方同時進擊，提高說服力
STEP-2 讓聽者先「聽懂」，然後「動心」，最後「推他一把」
STEP-3 以「破梗」說服聽者
STEP-4 提出易比較、易選擇的方案
STEP-5 看得出改變，是最具說服力的。
因此請清楚說明「before」的部分
STEP-6 勿過度使用業界術語
STEP-7 加上某一句神奇的話，就能豐富聽者的想像
STEP-8 別忘了加入大量的具體例子！
STEP-9 把數字化作「比例」
STEP-10 活用個人經驗值
STEP-11 以退為進，主動提起提案的缺點
STEP-12 「可能有人覺得~，其實~」預測可能出現的反對意見主動出擊
STEP-13 透過經驗談或小故事喚起共鳴
STEP-14 以「困境、轉機、不如人之處」喚起共鳴
STEP-15 藉助成功人士之口，提出能說服聽者的名言
STEP-16 推聽者一把的大原則是「方便、簡單、安心」
STEP-17 備齊下決定時所需要的資訊，包括「地點、定價、推薦」
STEP-18 以「決定性的一擊」送你的提案上路！
總整理 一分鐘簡報法的範例與重點
2.學會表達！
發聲方式與說話方式
STEP-1 以數位相機錄下自己講話的樣子並檢視
STEP-2 因習慣而生的無感是最大的敵人。請捫心自問你的話語是否出自真心
STEP-3 不必刻意放慢說話速度，而是要記得加入「停頓」
STEP-4 減少「呃……」「那個……」，話語中便多了「停頓」
STEP-5 說話要產生抑揚頓挫，必須先掌握自己聲音的「幅度」
STEP-6 善用「我們應該」與「我認為」
STEP-7 在句尾加重語氣，聽者也會感受到你的自信
STEP-8 以類似英語的方式表達，在一開頭便簡潔地講出關鍵詞
有效運用肢體語言
STEP-1 與聽者表情的傳接球
STEP-2 每講一段重點就看向一個人
STEP-3 把聽者區分為「邊上的聽眾」、「關鍵人物」、「點頭的聽眾」前篇
STEP-4 把聽者區分為「邊上的聽眾」、「關鍵人物」、「點頭的聽眾」後篇
STEP-5 簡報時，身子不要動來動去的
STEP-6 找出自己最擅長的肢體語言
專欄 國譽流的簡報之道１ 遺書指南套裝
專欄 國譽流的簡報之道２ 對客戶的簡報
第2章
練習與應用
1.來練習吧！
STEP-1 利用馬錶，感受並記住五秒的長度
STEP-2 利用生活情報節目，培養「評論能力」
STEP-3 平日就多多儲存「實例」
STEP-4 隨身帶著便利貼！養成隨時隨地記下點子的習慣
STEP-5 固定和伙伴共享彼此的新發現
STEP-6 練習回饋
STEP-7 善用「他人的吐槽」
STEP-8 多朗讀好文章，磨練表達能力
STEP-9 利用「跟述練習」，偷學專家說話時的「速度」與「停頓」
STEP-10 自己一個人也能練習正確的視線移動方式——在牆上貼一排人像
STEP-11 留意自己的嘴形
STEP-12 掌握自己的臉部表情
STEP-13 全力扯開嗓門
STEP-14 和緊張和睦相處
STEP-15 戴上假髮練習簡報！喚起你對於改變自我的渴望
2.應用在長時間的簡報上頭！
STEP-1 一分鐘簡報法＝任何簡報的骨幹
STEP-2 即使簡報時間長達三十分鐘，也要提供精采的內容
STEP-3 實際上場時，簡報速度不可能比練習時快
STEP-4 反覆練習簡報的「開頭五分鐘」
3.製作優秀的投影片
STEP-1 三大糟糕投影片
STEP-2 原則上一分鐘一張投影片
STEP-3 單張與多張投影片的製作規則
STEP-4 用便利貼製作「分鏡腳本」
STEP-5 各張投影片的檢視重點
STEP-6 投影片要「易看」！
STEP-7 徹底熟悉簡報道具
專欄 國譽流的簡報之道３ 庭園辦公室（Garden Office）
專欄 國譽流的簡報之道４ 以特殊技能贏得簡報
寫在最後 只要有心，人人都是簡報達人
小林先生的雪恥
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