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 一分鐘簡報

向下 
發表人內容
Jack
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一分鐘簡報 Empty
發表主題: 一分鐘簡報   一分鐘簡報 Empty周四 11月 21, 2013 11:13 am


 

競爭力直升機
一分鐘簡報,讓你溝通暢行無阻
撰文 / 競爭力直升機


關聯關鍵字: 簡報, 說服, 溝通
 
2013/10/23
 

 

http://www.businesstoday.com.tw/article-content-80492-103233?page=1
圖改天再補貼,可以直接點選上面的網址,直接閱讀。


一分鐘簡報 Clip_image001
無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。
各位在做簡報時,大約需時多久呢?十五至三十分鐘嗎?
假使被要求:「請在一分鐘內,簡述這場三十分鐘簡報的精華部分。」大家的反應通常不出下述兩種:
「重點有很多耶,一分鐘可能講不完……
「好的!最大的重點就是○○的部分,原因是▲▲……
你的反應是哪一種呢?
哪一種反應的人是擅於簡報的呢?


要在一分鐘內完成簡報,首重做到「壓縮資訊」!

答案是。因為這些人腦子裡很清楚「該說的事,要說的事」為何。換句話說,這些人「壓縮資訊」的能力非常強。要提升簡報能力,首先必須學會「壓縮資訊」。

這是個資訊爆炸的時代,有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長,改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。譬如一支六十秒的廣告,感覺起來時間滿長的吧?但仔細想想,那「只是一分鐘」,不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡,達到完整傳達訊息的效果罷了。

比起「挑出該說的事」,更要緊的是「捨棄想說的事」。就讓我們活用這個技巧,做出精簡有力的簡報吧。

一分鐘簡報 Clip_image002
反覆「練習」,才能成為簡報達人!

我相信很多人都希望成為簡報高手。但是平日應該少有人會主動練習簡報。在此我要呼籲大家,請多多針對一分鐘簡報法做「練習」。

無論簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。畢竟一分鐘之內不可能講太多話,一些非必要的事無法一一交代,於是在時間有限之下進行練習,便能習得下述的技術:

一分鐘簡報 Clip_image003

從試圖交代的龐大資訊當中,嚴選出非說不可的重點。
 

 

(學到取捨能力)
即便面對長時間的簡報,也能事先整理出簡明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。(學到作文能力)
深刻理解到,越是短時間的簡報,越需要搬出關鍵字好讓聽者留下深刻印象。(學到關鍵字能力)

總之請先試試看吧,大聲宣告:「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內!」隨時意識到這一點,正是成為簡報達人的第一步。


練習」六次!

就我的經驗,簡報的事前練習至少要進行六次。一如我在研習課程上所要求的,任何人只要經過六次反覆練習,都能夠得到大幅的進步。此外,這「六次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。

可能的話,請召集五~六名同伴為一組共同進行練習,並將每一名簡報者的狀況錄影下來,等所有人報告完一輪之後,大家一起檢視影片,彼此回饋各人的表現有何優點或需要改進之處。

在簡報時很重要的一點是,要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。

也就是說,一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己;一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己,一個是觀察聽者的反應,好準備接下來敘述內容的自己。不過,你可能覺得如此高難度的技術根本不可能學得來吧?

其實,人們只要經過練習,就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。

譬如學開車,你剛開始一定覺得又要眼觀四面八方注意安全,又要掌控方向盤,又要腳踩煞車或油門,根本不可能同時顧到,但其實只要經過多次練習就能順利上手。又好比電腦盲打輸入時,也是經過練習,便能自然地讓腦子一邊思考,左右手一邊按下不同的按鍵。
 

只要練習就能進步,一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」,而套用在簡報上也是同樣的道理。
 
一分鐘簡報 Clip_image004

一開始看到練習影片中的自己,可能會覺得很丟人,但反覆幾次下來,就能逐漸察覺自己簡報時的缺點了。此外,同樣的練習程序做了六次,之後正式上場時,便能夠一邊簡報一邊抽離出「客觀檢視的自己」。

如此一來就搞定了,你不但能夠感受簡報現場的氣氛,還能悠哉地留意到聽者的表情。沒錯,重點就是這股「游刃有餘的心情」。任何場合,只要不慌不忙地面對,等於朝成功又邁進了一步。

一分鐘簡報法就是讓我們產生「游刃有餘的心情」的絕妙好方法。
 
 
加上某一句神奇的話,就能豐富聽者的想像
 
你是否曾聽著別人的簡報,心裡暗自嘀咕:「聽了老半天,還是想像不出來啊。」在此介紹一句神奇的話給各位,只要搬出這句話,就能夠輕易地把簡報內容的整體樣貌傳達給聽者。要讓聽者腦中浮現影像,這句話非常有效。

那就是,在說明前加上開場白:「請各位試著想像一下。」只是短短一句話,聽者便能做好準備以開啟想像的世界。
 
「請您稍微想像一下……
「請試想……
同樣意思的說法有很多。
請想像你自己是一家業績不振的餐廳的店長,再閱讀下頁的文章。準備好了嗎?
加上一句開場白,讓聽者進入想像模式之後,再開始陳述你的提案。
 
一分鐘簡報 Clip_image005
 
 
別忘了加入大量的具體例子!
 
「我們的鮮花宅配服務配送全日本,只要您在上午十一點之前下單,當天傍晚六點前即可送達!」這段推銷詞,乍看似乎表達了此項服務的便利性,聽者聽在耳裡,心裡卻湧不起購買欲望。
 

因為光是陳述事實,聽者的心沒被打動,是不會付諸行動的。所以在商品說明告一段落之後,請盡可能地舉出具體例子,讓聽者腦中浮現寫實的畫面。

聽到具體例子,腦中就能浮現想像;而腦中有所想像,心裡就容易留下印象,也就容易實際付諸行動了。不過要舉例子,也是件很傷腦筋的事。什麼樣的具體例子,才會讓聽者腦中浮現畫面呢?以下舉一則例子,當你的簡報是介紹某項商品或服務時,不妨試試類似的手法。

「我們的鮮花宅配服務配送全日本,只要您在上午十一點之前下單,當天傍晚六點前即可送達!譬如今晚是您朋友的慶生會,但是因為工作的關係,顯然會遲到,這種時候只要一通電話下單就搞定了!人還沒到,心意先到。要不要試試呢?」當你的說明所加上的具體例子是有效的解決方案,等於順勢推聽者一把,鼓勵聽者下單了。
 
一分鐘簡報 Clip_image006
 
 
把數字化作「比例」
 
為增加說服力,透過數字說明是很有效的方法,但使用時請注意一個重點——你所說出的數字,必須對聽者而言是有意義的。
 
1.這份豆腐漢堡套餐的卡路里居然只有五百八十三大卡!非常健康哦!
「那幾大卡算是不健康的呢?」
2.
由於裝有這個特殊設計,一年能夠減少約四千五百公噸的二氧化碳排放量,相當環保!
「四千五百公噸是多大的量呀?」
 
我們常以為只要說出數字,聽者腦中自然會有概念。其實聽者聽歸聽,難保心裡不會嘀咕:「這數字聽起來好像很厲害,但還是不太明白啊。」所以重要的是,要讓聽者對你說出口的數字產生確實的感受,方法就是把數字化為「比例」。
 

1.一般在家庭餐廳用餐,隨便都會超過一千大卡,但是這份豆腐漢堡套餐的卡路里卻只有五百八十三大卡!只有一般一份餐六成的熱量哦!
2.
這個特殊設計,一年能夠減少約四千五百公噸的二氧化碳排放量,根據「京都議定書」所訂定的目標,日本國民每人每年必須減低零點六公噸的二氧化碳,而這個特殊機制等於達成了七千五百人份的目標值!
 
首先搬出全體樣貌,再將你的主題放進相對的位置,聽者就能夠當場理解你口中的數字的意義了。
 
一分鐘簡報 Clip_image007
 
活用個人經驗值
 
想在簡報裡加進數字好提升說服力,但又不可能交代到太細部,而且要弄到正確的數字又很花時間……這種時候,建議你「把個人的經驗數字化」放進簡報裡即可。

「就我至今接觸的客戶當中,有將近九成的人都採用了這個方案。」
「雖然現在手邊沒有實際的數字,就我估計,至少有六成以上的人都會選擇有扶手的椅子。」

把自己的經驗,憑感覺化為大概的數字即可,不必特意算出精準的數字。譬如當聽者問你,「這兩款哪一款賣得比較好?」的時候,你不該回說:「呃,我不清楚實際的數字耶……」或是:「因為每個月的銷售狀況都不太一樣……」而是應該自信滿滿地回道:
「我現在手邊沒有實際的數字,不過就我所經手過的部分,我想藍色這款大概占了營業額的七成左右哦。」
 
一分鐘簡報 Clip_image008
 
透過經驗談或小故事喚起共鳴
 
可能有人覺得,在簡報中最好不要加進個人的感想。但是,與其整場只顧著理性介紹商品的功能有多強、價格有多便宜、服務有多好等等,聽者其實在感受到提案者是真心喜歡自己的提案商品時,更容易安心地點頭接受。
所以,請坦率地把自己對於提案的情感與感想加進簡報裡。

兼具理性現實與感性小故事的簡報,聽起來更貼近人心。這種時候,有一句話很好用,那就是——「我一開始也很懷疑。」提案者在親身使用提案商品之後,心態上有了正面的轉變,才是最具說服力的簡報。
 
「我自己本來也覺得這布料這麼薄,真的沒問題嗎?沒想到一試用就發現,摸起來真的好舒服……
・「方才我也說過,本來我自己對這產品的效果也是半信半疑的,但在我自己試用過之後,現在,我有絕對的自信向各位推薦這款產品!」
 
還有一句話也很容易喚起聽者的共鳴——「果然一如傳聞所言。」
・「之前我就聽說這產品非常讚,後來自己實際一操作才發現,他牌的產品完全不能相比,簡直是威力驚人吶。」
・「本來我聽說這產品很好用,只是想拿回家試試看好了,沒想到一試成主顧,現在我家裡每個房間裡都擺了一台這個產品,真的非常好用哦。」
 
建議各位不妨參考上述的方式。(本文精選摘自"一分鐘簡報法"全書,陳若雲整理)
一分鐘簡報 Clip_image009 
作者︰下地寬也  
 
一九六九年生,KOKUYO(國譽)家具股份有限公司研習單位「Skill Park」的資深訓練員,畢業於千葉大學工學部工業意匠學科,前往美國的室內設計事務所深造辦公空間設計,從事工作環境與員工行動(創造性、溝通能力、意識型態等等)的分析研究。二○○三年進入KOKUYO研習單位,主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練,同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行。
 

出版:商周出版(20139月)
 
書名:一分鐘簡報法
 
一分鐘簡報 Clip_image010
 
 
目錄:

 

寫在前面 商品開發部門的小林先生簡報失敗!
 
序章
你不可不知!
一分鐘簡報法的基本精神
 
1點 要在一分鐘內完成簡報,首重做到「壓縮資訊」!
2點 反覆「練習」,才能成為簡報達人!
3點 共需「練習」六次!
 
學習「一分鐘簡報法」之前,不可不知的簡報小常識
262法則」——不可能感動所有聽者!
「你是哪種人?」——六種個性的人在做簡報時的改善重點
 
專欄 有些人會在簡報時加入無謂的幽默感或笑話
 
1
來學習「一分鐘簡報法」!
 
1.
定出腳本!
 
踏出第一步
按照「腳本」「表達方式」「投影片」的順序,提升簡報技巧!
把一分鐘分為三段!
——
前十五秒勾起聽者好奇心,接下來十秒讓聽者眼睛一亮,最後三十五秒讓聽者恍然大悟!
 
15
秒 問題篇
STEP-1
 十五秒內「拋出明確的問題」
STEP-2
 利用傳媒,練習如何「拋出問題」吧!
STEP-3
 打造簡報的「入口」
STEP-4
 運用HOWWHYWHAT,打造「問題」
STEP-5
 立刻用得上的「問題」集!
STEP-6
 不要期待聽者有問有答
STEP-7
 「重要的其實不是○○。」故意推翻常理,也是可行的方法
 
10
秒 結論篇
STEP-1
 簡報的結論,不是「自己想講的」,而是「聽者想聽的」
STEP-2
 利用「三名八成思考法」,將所有可能的結論排出順位
STEP-3
 善用出人意表的說法,讓聽者留下深刻印象
STEP-4
 說出高於聽者期待的結論
 
35
秒 賣點篇
STEP-1
 多方同時進擊,提高說服力
STEP-2
 讓聽者先「聽懂」,然後「動心」,最後「推他一把」
STEP-3
 以「破梗」說服聽者
STEP-4
 提出易比較、易選擇的方案
STEP-5
 看得出改變,是最具說服力的。

因此請清楚說明「before」的部分
STEP-6
 勿過度使用業界術語
STEP-7
 加上某一句神奇的話,就能豐富聽者的想像
STEP-8
 別忘了加入大量的具體例子!
STEP-9
 把數字化作「比例」
STEP-10
 活用個人經驗值
STEP-11
 以退為進,主動提起提案的缺點
STEP-12
 「可能有人覺得~,其實~」預測可能出現的反對意見主動出擊
STEP-13
 透過經驗談或小故事喚起共鳴
STEP-14
 以「困境、轉機、不如人之處」喚起共鳴
STEP-15
 藉助成功人士之口,提出能說服聽者的名言
STEP-16
 推聽者一把的大原則是「方便、簡單、安心」
STEP-17
 備齊下決定時所需要的資訊,包括「地點、定價、推薦」
STEP-18
 以「決定性的一擊」送你的提案上路!
 
總整理 一分鐘簡報法的範例與重點
 
2.
學會表達!
 
發聲方式與說話方式
STEP-1
 以數位相機錄下自己講話的樣子並檢視
STEP-2
 因習慣而生的無感是最大的敵人。請捫心自問你的話語是否出自真心
STEP-3
 不必刻意放慢說話速度,而是要記得加入「停頓」
STEP-4
 減少「呃……」「那個……」,話語中便多了「停頓」
STEP-5
 說話要產生抑揚頓挫,必須先掌握自己聲音的「幅度」
STEP-6
 善用「我們應該」與「我認為」
STEP-7
 在句尾加重語氣,聽者也會感受到你的自信
STEP-8
 以類似英語的方式表達,在一開頭便簡潔地講出關鍵詞
 
有效運用肢體語言
STEP-1
 與聽者表情的傳接球
STEP-2
 每講一段重點就看向一個人
STEP-3
 把聽者區分為「邊上的聽眾」、「關鍵人物」、「點頭的聽眾」前篇
STEP-4
 把聽者區分為「邊上的聽眾」、「關鍵人物」、「點頭的聽眾」後篇
STEP-5
 簡報時,身子不要動來動去的
STEP-6
 找出自己最擅長的肢體語言
 
專欄 國譽流的簡報之道1 遺書指南套裝
專欄 國譽流的簡報之道2 對客戶的簡報
 
2
練習與應用
 
1.
來練習吧!
STEP-1
 利用馬錶,感受並記住五秒的長度
STEP-2
 利用生活情報節目,培養「評論能力」
STEP-3
 平日就多多儲存「實例」
STEP-4
 隨身帶著便利貼!養成隨時隨地記下點子的習慣
STEP-5
 固定和伙伴共享彼此的新發現
STEP-6
 練習回饋
STEP-7
 善用「他人的吐槽」
STEP-8
 多朗讀好文章,磨練表達能力
STEP-9
 利用「跟述練習」,偷學專家說話時的「速度」與「停頓」
STEP-10
 自己一個人也能練習正確的視線移動方式——在牆上貼一排人像
STEP-11
 留意自己的嘴形
STEP-12
 掌握自己的臉部表情
STEP-13
 全力扯開嗓門
STEP-14
 和緊張和睦相處
STEP-15
 戴上假髮練習簡報!喚起你對於改變自我的渴望
 
2.
應用在長時間的簡報上頭!
STEP-1
 一分鐘簡報法=任何簡報的骨幹
STEP-2
 即使簡報時間長達三十分鐘,也要提供精采的內容
STEP-3
 實際上場時,簡報速度不可能比練習時快
STEP-4
 反覆練習簡報的「開頭五分鐘」
 
3.
製作優秀的投影片
STEP-1
 三大糟糕投影片
STEP-2
 原則上一分鐘一張投影片
STEP-3
 單張與多張投影片的製作規則
STEP-4
 用便利貼製作「分鏡腳本」
STEP-5
 各張投影片的檢視重點
STEP-6
 投影片要「易看」!
STEP-7
 徹底熟悉簡報道具
 
專欄 國譽流的簡報之道3 庭園辦公室(Garden Office
專欄 國譽流的簡報之道4 以特殊技能贏得簡報
 
寫在最後 只要有心,人人都是簡報達人
小林先生的雪恥

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